7 Tipps, um Ihre Fachkräfte zu vergraulen – und wie Sie es besser machen können
Alle reden vom Fachkräftemangel im Krankenhaus, wir leben ihn! Wenn es wirklich so beschwerlich ist, Fachkräfte im Gesundheitswesen zu finden, zu binden und zu entwickeln – wäre es da nicht besser, man verzichte vollständig auf sie? Wenn auch Sie endlich den Fachkräftemangel im Krankenhaus umarmen wollen, dann haben wir sieben – nicht ganz ernst gemeinte – Tipps für Sie, wie Sie Ihre Beschäftigten schnell und effektiv loswerden.
Fachkräfte im Gesundheitswesen sind häufig intrinsisch motiviert und erleben ihren ausgeübten Beruf überwiegend als „sinnstiftend“. Beste Voraussetzungen eigentlich, um Fachkräfte an das eigene Haus zu binden. Die Kehrseite allerdings ist: Fachkräfte sind hierzulande im Gesundheitswesen verdammt schwer zu finden. Kaum ein Krankenhaus kann alle offenen Stellen besetzen – egal ob im therapeutischen Bereich oder in der Administration. Wer neues Personal akquirieren will, muss also mühsam nach geeigneten Kandidaten suchen, sie überzeugen und an das eigene Haus binden. Mit anderen Worten: Die Fachkräfte-Suche nervt.
Da liegt es doch nahe, sich dieses Problems auf elegante Weise zu entledigen. Denn wo keine Fachkräfte, da auch kein Problem. Die Wechselbereitschaft im Gesundheitswesen ist einer PwC-Umfrage zufolge hoch: Nur jeder dritte Arzt und jede dritte Pflegekraft in leitender Tätigkeit kann sich vorstellen, den jetzigen Beruf bis zur Rente auszuüben. Ein kleiner Anstoß kann da schon reichen, um den Wechsel zu besiegeln. Und wir haben gleich sieben solcher Anstöße in Tipp-Form für Sie, wie Sie nicht nur Ihr bestehendes Personal elegant vergraulen, sondern auch keine neuen Fachkräfte mehr finden. Ach ja, und falls Sie Ihr Personal doch lieber an Ihr Haus binden statt vertreiben wollen, zeigen wir Ihnen auch, wie Sie es stattdessen besser machen können.
1. Arbeitsbedingungen: Setzen Sie auf Papier
Starten wir mit etwas Grundsätzlichem: den Arbeitsbedingungen. Wem es zu einfach gemacht wird, der richtet sich womöglich gütlich ein – und genau das wollen Sie doch vermeiden. Setzen Sie darum in der Personalabteilung auf Papier! Vom Urlaubsantrag bis zur Lohnabrechnung: Papierprozesse sind zwar umständlich, langwierig und ineffizient. Aber was früher funktioniert hat, kann heute doch nicht schlecht sein, oder? Das haben wir schließlich schon immer so gemacht. Papier steht natürlich symbolisch für alles, was in der Personalabteilung umständlich, überholt und ineffizient ist. Halten Sie daran fest. Nur weil es keine Updates mehr gibt, muss die Windows-Software von 1993 doch nicht schlecht sein. Und Ihr Faxgerät versprüht doch irgendwie auch einen nostalgischen „Retro“-Charme.
Oder – wenn Sie die Arbeitsbedingungen lieber verbessern möchten
Wer seinem Personal das Leben (und Arbeiten) einfacher machen will, der sollte dafür sorgen, dass das Herz der Personalverwaltung funktioniert: die Personalabteilung. Dafür braucht es effiziente und dynamische Prozesse, die dafür sorgen, dass Verwaltungsaufgaben zügig und zuverlässig ausgeführt werden. Ein Team, das die administrativen Herausforderungen im modernen Krankenhausbetrieb beherrscht, regelmäßig alle notwendigen Weiterbildungen erhält und der Arbeitslast entsprechend angemessen aufgestellt ist, um Überforderung und Burnout zu vermeiden. Und ein Gespür für die Erfordernisse der Digitalisierung – von der digitalen Bereitstellung relevanter Personal-Informationen bis zur Anschaffung spezialisierter Verwaltungssoftware, die nicht nur vorhanden, sondern auch individuell auf die Anforderungen des Hauses ausgerichtet ist. Solche zeitgemäßen digitalen Lösungen entlasten das Personal und steigern die Attraktivität des Arbeitsplatzes.
2. Personalverwaltung: Nehmen Sie es bei Gehalt und Urlaub nicht zu genau
Bei Gehalt und Urlaub können Sie tief in die emotionale Trick-Kiste greifen – denn bei diesen Themen verstehen Mitarbeitende keinen Spaß. Eine falsche Gehaltsabrechnung oder fehlerhaft berechneter Urlaubsanspruch wirken geradezu Wunder, wenn es darum geht, Beschäftigte zu vergrämen. Zugegeben: Gehaltsstrukturen im Krankenhaus sind häufig durch entsprechende Tarifvereinbarungen festgelegt. Aber wer schafft es denn bitte schön, jede Tarifänderung auch entsprechend nachzuhalten? Und dass zwei, drei Urlaubstage untergehen, kann ja wohl mal passieren. Dann sollen sich die Mitarbeitenden das halt selbst ausrechnen und bei der Personalabteilung korrigieren – genau: auf dem Postweg oder per Fax.
3. Einarbeitung: Fangen Sie schwach an und lassen Sie stark nach
Demotivation beginnt an Tag 1: mit dem Onboarding. Wenn neue Fachkräfte nicht gut eingearbeitet und unterstützt werden, fühlen sie sich oft überfordert und weniger motiviert. Gut so! Werfen Sie Ihre Mitarbeitenden darum einfach mal ins kalte Wasser und lassen Sie diese selbst herausfinden, wie die Prozesse im Haus so laufen, wo Arbeitsmaterialien zu finden und wer die verantwortlichen Ansprechpartner sind. Beantworten Sie Rückfragen auch in den kommenden Wochen nur zögerlich und vor allem nicht gleich beim ersten Mal. Krankenhaus ist schließlich Krankenhaus, das kann ja so unterschiedlich nicht sein. Und warum sollte ein Onboarding länger als 5 Minuten dauern?
Mit dem Newsletter keine aktuellen Beiträge mehr verpassen
4. Dienstplanung: Verändern Sie Dienstpläne nach Belieben
Bewerten Sie Dienstpläne nicht über. Betrachten Sie diese mehr als eine Art Empfehlung, die keinesfalls gesetzt ist. Dinge können sich nun mal ändern, auch kurzfristig – und daran muss man sich anpassen. Wer aufgrund mangelnder Flexibilität bei der Dienstplanung oder beim Schichttausch unzufrieden ist, guckt sich gerade in einem fordernden Umfeld wie dem Krankenhaus schnell nach Alternativen um. Und genau das wollen Sie ja. Ignorieren Sie Dienst-Wünsche und schieben Sie neumodischen Dingen wie „Work-Life-Balance“ einen Riegel vor – mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, häufig anfallenden Überstunden und langen Schichtblöcken von zehn Tagen hintereinander und mehr. Auf diese Weise motivieren Ihre Sie Beschäftigten gekonnt: zum Arbeitsplatz-Wechsel.
Oder – wenn Sie die Dienstplanung lieber arbeitnehmerfreundlich gestalten möchten
Fördern Sie in Ihrem Haus nicht nur flexible Arbeitszeitmodelle, sondern auch flexible Dienstpläne, die den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden entgegenkommen. Moderne Schichtmodelle können Optionen für Teilzeitarbeit, Schichttauschmöglichkeiten sowie spezielle Anreize für „unbeliebte“ Schichten enthalten und soweit möglich auch Vorlieben berücksichtigen. Während etwa Vollzeitmitarbeiter gerne längere Schichten belegen, bevorzugen Eltern häufig kürzere Dienste, um ihre Kinder betreuen zu können. Ein versetzter Schichtbeginn – etwa um 6.00 Uhr und um 8.00 Uhr – kann ebenso sinnvoll sein wie Homeoffice-Tage für Stationsleitungen zur Dienstplanerstellung. Rufbereitschaften mit festen Anrufzeiten im Anschluss an einen Schichtblock oder Springerdienste tragen ebenfalls zur Dienstplansicherheit bei. Und spezielle Personal-Pools in der Pflege etwa erlauben es den Pflegekräften an immer mehr Häusern, Arbeitszeiten und Arbeitspensum weitgehend selbst zu bestimmen.
Zu einem guten Betriebsklima trägt auch eine gute Work-Life-Balance bei. Mit Maßnahmen wie Ruheräumen oder Unterstützung bei der Kinderbetreuung können Sie die Work-Life-Balance zusätzlich verbessern – und damit die Bindung Ihrer Fachkräfte ans Haus. Und wenn der Dienstplan einmal steht, lassen Sie ihn nach Möglichkeit bestehen, um Ihren Beschäftigten ein Mindestmaß an Planbarkeit zu gewähren. Auch das trägt zur Zufriedenheit bei.
5. Berufsprofile: Erweitern Sie willkürlich Aufgabenbereiche
Wer A macht kann auch B machen: Nach diesem Motto sollten Sie Ihre Fachkräfte zu wahren Allroundern entwickeln. Es sollte sich keine Pflegekraft zu schade sein, neben den eigentlichen Kernaufgaben auch noch das Essen auszuliefern oder zusätzliche administrative Aufgaben zu erledigen. Und warum kann nicht auch das ärztliche Personal mal zum Wischmobb greifen, wenn gerade nötig? Natürlich müssen Ihre Fachkräfte trotzdem ihr Pensum schaffen, notfalls halt nach Feierabend oder in der Pause.
Oder – wenn Sie Ihre Berufsgruppen lieber effizienter einsetzen möchten
Befreien Sie Ihre Fachkräfte so gut es geht von fachfremden Tätigkeiten, damit diese sich ohne Zeitverluste auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Damit entlasten Sie nicht nur Ihr Personal und halten zum Beispiel besser Ihren Pflegeschlüssel ein. Wenn sich jede Berufsgruppe auf ihre Kernaufgaben und -kompetenzen konzentrieren kann, bringen Sie dadurch auch mehr Effizienz in Ihre Prozesse. Und das Beste: Wenn Sie durch Zuordnung klarer Tätigkeitsbereiche bessere Arbeitsbedingungen schaffen, spricht sich das herum und hilft auch bei der Gewinnung neuer Fachkräfte.
Eine weitere Überlegung, bevor Sie wieder kurzerhand jemanden zum Controller erklären: Brauchen Sie überhaupt in jedem Bereich spezialisierte Expertise direkt im Haus? Vielleicht bieten sich in Ihrer Region smarte standortübergreifende Lösungen für Bereiche wie Einkaufsleitung, Controlling oder Budgetverhandlungen an. Viele private Träger sowie Klinik-Gruppen setzen seit langem auf zentrale oder regional tätige Vollprofis für die jeweiligen Bereiche.
6. Kommunikation: Machen Sie Kommunikation zur Geheimsache
Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß. Getreu diesem Motto sollten Sie spärlich mit Informationen in alle Richtungen umgehen. Was kümmert es Sie, wenn Unzufriedenheit im Team herrscht? Wenn Feedback auf beiden Seiten ungehört bleibt. Und wenn wichtige Informationen an den entscheidenden Schnittstellen verloren gehen? Es gibt ja wohl wichtigeres als Gequatsche. Und überhaupt: Wo keine Kritik geäußert werden kann, gibt es eben auch keine Kritik.
Oder – wenn Sie lieber funktionierende Kommunikationsstrukturen etablieren möchten
Eine Unternehmenskultur, die Kommunikation großschreibt, kann vielen Ärgernissen vorbeugen und für nachhaltiges Vertrauen gegenüber der Krankenhausleitung sorgen. Wo Informationen gut fließen, entstehen auch weniger Ungleichgewichte – und dadurch weniger Unzufriedenheit im Team. Führungskräfte können und sollten viel zu einer offenen Unternehmenskultur beitragen, in der sich Mitarbeitende gehört fühlen, wenn sie auch zwischendurch immer wieder mal informell bei den Kollegen nachfragen: Wie geht es dir? Wo stehst du? Was brauchst du?
Darüber hinaus sollten selbstverständlich feste und regelmäßige Feedback-Runden etabliert werden, in denen Mitarbeitende fair und konstruktiv bewertet und ihre Leistungen angemessen gewürdigt werden – in denen sie aber auch selbst Kritik äußern können. Wichtig bei solchen Mitarbeitergesprächen ist das richtige Erwartungsmanagement im Vorfeld: Wird es im Gespräch um Gehalt gehen? Um eine Tätigkeitserweiterung? Oder einfach um das obligatorische Jahresgespräch? Falsche Erwartungen können hier Unzufriedenheit führen, wenn die eine Seite sich auf ein Entwicklungsgespräch vorbereitet, die andere Seite aber auf ein Gehaltsgespräch. Zusätzlich zu diesen festen Gesprächsterminen sollten Möglichkeiten angeboten werden, um aktuelle Spannungen und Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten anzusprechen, wenn nötig anonym.
7. Mitarbeiterentwicklung: Ersticken Sie Perspektiven im Keim
Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen, sagte Altbundeskanzler Schmidt einmal. Richtig so: Warum nicht einfach mal zufrieden sein mit dem, was man hat? Wenn Kollegen große Pläne haben, dann werden sie am Ende noch abgelenkt von ihren jetzigen Aufgaben. Seien Sie darum sparsam mit Karriere-, Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten und ersticken Sie Perspektiven im Keim. Nicht, dass sich die Leute für bessere Stellen in anderen Häusern vorbereiten. Und wenn es solche Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entwicklung doch bei ihnen gibt, dann: Pssst – muss ja niemand wissen.
Fazit: Fachkräftemangel (sch)adé
Imke Schönhagen
Leitung Personalmanagment
Imke Schönhagen leitet bei consus den Bereich Personalmanagement. Nach einem Studium der Rechtswissenschaft mit dem Schwerpunkt Arbeitsrecht arbeitete sie als Personalreferentin und stellvertretende Personalleiterin in der Personalabteilung einer Klinik der Akut- und Notfallversorgung eines großen Klinikbetreibers. Dort leitete sie später mehrere Jahre lang die Pflege, bevor sie die Personalleitung übernahm. Vor ihrem Wechsel zu consus war sie zuletzt als Personaldezernentin einer der größten Universitätskliniken im Norden Deutschlands tätig.
Anna-Katharina Klötzer
Personal- & Pflegecontrolling
Anna-Katharina Klötzer ergänzt seit zwei Jahres das Team Finanzcontrolling bei consus mit dem Themenschwerpunkt Personal- und Pflegecontrolling. Hier ist sie maßgeblich verantwortlich für die Entwicklung und Einführung des Pflege:dashboard, das mit dem DVKC-Förderpreis 2024 ausgezeichnet wurde. Darüber hinaus betreut sie verschiedene Projekte zur Reorganisation und Weiterentwicklung im Personalcontrolling / Berichtswesen. Unter anderem implementierte sie in diesem Zusammenhang PpUG-Controllinginstrumente sowie weitere Berichts-Standards. Sie studierte Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Gesundheitsmanagement sowie Personal und arbeitete im Controlling eines Grund- und Regelversorgers, wo sie ebenfalls im Bereich Personal- und Pflegecontrolling tätig war..
