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09.2024

Kennzahlen im Krankenhaus richtig verstehen

Symbolbild Kennzahlen im Krankenhaus: Bausteine mit den Buchstaben K, P und I - eine Hand hält einen Baustein mit einem Kreuz hoch

Leistungsindikator, Entscheidungshilfe, Frühwarnsystem: Kennzahlen im Krankenhaus vermitteln dem Krankenhaus-Controlling bestenfalls ein akkurates Bild der aktuellen Lage, machen Schwachstellen und Handlungsbedarf transparent und bieten dem Krankenhausmanagement eine valide Entscheidungsgrundlage. Aber was genau versteht man unter Kennzahlen im Gesundheitswesen? Wie entstehen sie? Und vor allem: Wie werden sie richtig interpretiert?

„Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern.“ Diese dem österreichisch-amerikanischen Ökonom und Pionier des modernen Managements, Peter Drucker, zugeschriebene Weisheit lässt sich leicht auf das Krankenhaus übertragen. Wer die Leistungsfähigkeit und Effizienz seiner Klinik optimieren möchte, sollte diese erstmal messbar machen – und dafür braucht es Kennzahlen. Im Sinne quantifizierbarer Messgrößen können Kennzahlen als Indikatoren für Qualität, Effizienz und Leistung eines Krankenhaues herangezogen werden, um die Performance zu messen, zu überwachen und zu steuern – von der Qualität der Versorgung über die Effizienz der Prozesse bis zur finanziellen Situation. Auf diese Weise können sie die wirtschaftliche Gesundheit der Einrichtung sicherstellen und Entscheidungen des Managements erleichtern. Also einfach die richtigen Messwerte finden und alles im Griff? Nicht ganz, wie das folgende Beispiel zeigt.

Was sind Kennzahlen im Krankenhaus?

Ein guter Tag im Krankenhaus XY. Die Geschäftsführung hat den neuesten Bericht vorliegen und staunt über eine Belegung von 95 Prozent. Die Pflege ist gestresst, und die Kaufleute freuen sich bereits auf die fälligen Erlöse. Doch am Ende kommt das böse Erwachen: Man stellt fest, dass die Verweildauer im Vergleich zur mittleren Verweildauer der InEK-Kalkulation zu hoch ist, die tatsächlichen Erlöse also unter dem erbrachten Aufwand liegen und Krankenhaus XY seine Patienten nicht kostendeckend versorgen konnte. Zu allem Überfluss kürzt auch noch der Medizinische Dienst (MD) die Leistungen, so dass der guten Belegung zum Trotz unter dem Strich ein fettes Minus steht.

»Kennzahlen im Krankenhaus erhalten erst dann Aussagekraft, wenn sie in ein Verhältnis zueinander gesetzt werden.«

Dieses Beispiel macht deutlich, dass Kennzahlen im Krankenhaus erst dann Aussagekraft erhalten, wenn sie in ein Verhältnis zueinander gesetzt werden. Mit einem einfachen Wert wie „1.900 belegte Betten“ lässt sich zunächst wenig anfangen. Interessant wird es erst, wenn diese Zahl mit weiteren Werten kombiniert wird, etwa der Gesamtzahl der vorhandenen Betten und einem bestimmten Zeitraum. Dann erhalte ich eine Aussage, die mir schon ein wenig mehr vermittelt, z. B. „die durchschnittliche Bettenauslastung im Jahr 2023 betrug 95 Prozent (bei einer Gesamtbettenzahl von 2.000)“. Diese Kennzahl kann ich nun wiederum mit der durchschnittlichen Verweildauer im Haus in Relation zu der vom InEK vorgesehenen Verweildauer kombinieren. Auf diese Weise hätte Krankenhaus XY die Belegungszahlen deutlich realistischer einordnen können.

Wenn man von Kennzahlen im Krankenhaus spricht, versteht man darunter also in der Regel nicht einzelne Zahlen, sondern Kennzahlensysteme: sinnvoll verknüpfte Kennzahlen, die Abhängigkeiten und Zusammenhänge sichtbar machen und so ein aussagekräftiges Bild über die Performance eines Krankenhauses und seiner Fachbereiche vermitteln. Abgeleitet aus der Unternehmenswelt sprechen einige auch von „KPI“ im Krankenhaus (Key Performance Indicators). Der Einfachheit halber nutzen wir im Folgenden den Terminus „Kennzahlen im Krankenhaus“ und verstehen darunter aber nicht einzelne Messwerte, sondern Relationen von Kennzahlen, die Aussagen über die Leistung eines Krankenhauses erlauben.

Die wichtigsten Kennzahlen im Krankenhaus

Dass Kennzahlen relevant sind, um Krankenhäuser zu steuern und strategische Entscheidungen zu treffen, dürfte allen Klinikverantwortlichen bekannt sein. Welche Kennzahlen aber sind überhaupt relevant? Die Auswahl, welche Kennzahlen am besten zur Steuerung des Erfolgs eines Krankenhauses beitragen, ist oft schwierig und abhängig von den Zielen, Leistungen und Gegebenheiten vor Ort. Wichtig ist vor allem, sich nicht nur auf einen Bereich wie die Finanzkennzahlen zu konzentrieren. Vielmehr sollte eine ausgewogene Bandbreite von Kennzahlen die Unternehmensziele des Hauses abdecken und aussagekräftig repräsentieren können.

Als Richtschnur für die Auswahl können die folgenden Arten von Kennzahlen dienen, die jeweils unterschiedliche, aber miteinander verknüpfte Aspekte der Krankenhausleistung abbilden.

Leistungskennzahlen

Leistungskennzahlen beziehen sich auf das operationale Ergebnis eines Krankenhauses und geben einen Überblick über Menge und Art der erbrachten medizinischen Leistungen sowie die Kapazitätsauslastung.

Beispiele

Fallzahlen
CM- / DM-Punkte
Verweildauer
Bettenauslastung

Finanzkennzahlen

Finanzkennzahlen basieren auf finanziellen Faktoren wie Erträgen und Kosten, Investitionen sowie Eigen- und Fremdkapital. Sie messen die Wirtschaftlichkeit des Krankenhauses und identifizieren finanzielle Risiken.

Beispiele

EBIT / Rendite
Investitionsquote
Eigenkapitalquote
Liquiditätsgrad

Produktivitätskennzahlen

Hierunter verstehen wir relative Kennzahlen, die durch die Verknüpfung von Leistungs- und Finanzkennzahlen ein valides Bild der Produktivität, Effizienz und Leistungsfähigkeit des Krankenhauses ermöglichen.

Beispiele

Medizinischer Bedarf pro Fall
Erlöse pro Fall
Betriebsleistung pro VK

Qualitätskennzahlen

Qualitätskennzahlen helfen bei der Überwachung der Patientenversorgung, indem sie u.a. Aufschluss über die Erfüllung von Qualitätsstandards, Patientensicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit geben.

Beispiele

Infektionsrate
Komplikationsrate
Sterblichkeitsrate
Fluktuation
Fehlzeitenquote

Prozesskennzahlen

Prozesskennzahlen machen die Effizienz und Effektivität von Abläufen in Gesundheitseinrichtungen sichtbar und helfen so dabei, Engpässe zu identifizieren sowie Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Beispiele

Durchlauf- und Wartezeiten pro Patient
Durchschnittliche OP-Auslastung
Präoperative Verweildauer

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Krankenhaus-Kennzahlen entwickeln in 6 Schritten

Ein funktionierendes Krankenhaus-Controlling mit einem kennzahlenbasierten Berichtswesen ist für jede Krankenhausgeschäftsführung essenziell, um die Prozesse im Krankenhaus jederzeit überwachen und bei Fehlentwicklungen frühzeitig eingreifen zu können. Wir haben gesehen, welche Arten von Kennzahlen im Krankenhaus üblicherweise zur Anwendung kommen. Wie aber entstehen solche steuerungsrelevanten Kennzahlen, die einerseits den Status quo in der Klinik verlässlich abbilden und gleichzeitig als Grundlage für operative und strategische Entscheidungsprozesse dienen können? Dazu braucht es in jedem Haus einen individuellen, mehrschrittigen und kontinuierlichen Prozess. Dieser lässt sich in sechs Kernschritten beschreiben.

1. Zielbild: Kennzahlen festlegen

Der erste und wichtigste Schritt bei der Definition von Kennzahlen ist die Abstimmung auf das eigene Zielbild, also die Frage: Was wollen wir überhaupt erreichen? Die Kennzahlen werden aus diesen Zielen und ihren Erfolgsfaktoren abgeleitet, abgestimmt auf den Fokus des jeweiligen Krankenhauses. Ziele können nur operationalisiert werden, wenn sie sich in Kennzahlen übersetzen lassen. Somit stellt sich als nächste Frage: Sind unsere Ziele messbar und angemessen?

Bestimmte Kennzahlen entscheiden in jedem Unternehmen über den Fortbestand und den wirtschaftlichen Erfolg. Dazu gehören Ergebnisgrößen wie EBIT („Earnings before Interest and Taxes“; dt. Jahresüberschuss vor Steuern, Zinsaufwendungen und außerordentlichem Ergebnis) und Deckungsbeitrag sowie der Liquiditätsgrad. Andere Kennzahlen können spezifischer sein und sich etwa auf das klinikindividuelle Leistungsportfolio oder auf regionale Besonderheiten beziehen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit rückt in Zeiten des Fachkräftemangels und des Wettbewerbs um gutes Personal immer mehr in den Fokus. Quantifizierbar gemacht werden kann diese mit Personalkennzahlen wie Fluktuation, Krankheitsquote oder der Anzahl der geleisteten Überstunden pro Vollkraft.

Die Entwicklung von Kennzahlen im Krankenhaus ist ein Prozess

2. Dokumentation: Daten erfassen

Wer Kennzahlen bilden möchte, braucht dafür die passenden Daten. Ob Patientenanmeldung, Lieferantenbeziehungen oder Essensbestellungen: In jedem Krankenhaus wird heute an allen Ecken und Enden eine Vielzahl von Datensätzen erhoben. Geklärt werden sollte, welche Daten genau erfasst werden müssen, um die erforderlichen Kennzahlen zu bilden, und woher sie wie gewonnen werden – direkt aus dem KIS (Krankenhausinformationssystem) oder der Elektronischen Patientenakte, manuell oder mithilfe automatischer Systeme. Bestenfalls bestehen neben dem Bewusstsein für die Relevanz der Datenerhebung auch gemeinsam etablierte Prozesse, wie die Daten erfasst werden. Schon hier gilt es die späteren Adressaten zu berücksichtigen, also die Frage zu klären: Wer braucht später welche Kennzahlen für welche (Steuerungs-)Aufgaben? Während für die Klinikgeschäftsführung häufig Finanz- und Leistungszahlen im Fokus stehen, spielen für Chefärzte Leistungszahlen und Vollkräftestatistiken die größte Rolle. Für beide Zielgruppen gleichermaßen relevant sind InEK-Vergleiche von Kosten und Erlösen. Abteilungsleitungen brauchen eine auf ihren Bereich fokussierte Auswertung, Aufsichtsräte eine auf die wesentlichen Erkenntnisse komprimierte Zusammenfassung.

3. Datenmanagement: Daten nutzbar machen

Ist die Erfassung der Daten geklärt, braucht es die richtigen Strukturen, um daraus nutzbare Erkenntnisse abzuleiten. Erste Herausforderung ist es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen. Mithilfe spezieller Datenbanksysteme lassen sich die Daten dann für die weitere Auswertung plausibilisieren, vereinheitlichen und hinsichtlich ihrer Qualität überprüfen. Ein sogenanntes Data Warehouse kann nicht nur als zentraler Datenhub dienen, in der Daten aus allen operativen Systemen zusammenlaufen, sondern erlaubt auch eine bedarfsorientierte Daten- und Berichtsmodellierung per Knopfdruck.

4. Datenanalyse: Daten auswerten

Im Kern der Datenmessung steht die Auswertung und Interpretation, die sich je nach Ziel verschiedener Methoden bedienen kann. Mithilfe statistischer Erhebungen werden Berechnungen wie Verteilungen, Quoten, Durchschnittswerte oder Raten angestellt. Trendanalysen erfassen Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg und bieten so ein Frühwarnsystem für negative Entwicklungen. Eine weitere wichtige Methode ist das Benchmarking, also der Vergleich mit ähnlichen Krankenhäusern oder mit den eigenen Werten aus Vorperioden. Viele Daten werden erst durch diesen Abgleich aussagekräftig.

»Kennzahlen auszuwerten ist das eine,
sie richtig zu interpretieren das andere.«

Denn Kennzahlen auszuwerten ist das eine, sie richtig zu interpretieren das andere. Liegt eine Kennzahl wie „Beköstigungstage im Verhältnis zu Belegungstagen“ bei rund 110 Prozent, liegt offensichtlich ein Missverhältnis vor, und die Geschäftsführung sollte in die Fehleranalyse gehen. Durch eine Überprüfung der Prozesse wird dann womöglich offenbar, dass geplante Behandlungen, Operationen und Entlassungen nicht an allen Schnittstellen reibungslos kommuniziert werden, so dass es in der Folge häufig zu fehlerhaften Bestellungen kommt.

Für die Geschäftsführung sind solche Erkenntnisse Gold wert. Wenn ich etwa weiß, dass meine Service- oder Lieferantenverträge zu teuer sind, kann ich diese gezielt überprüfen, kündigen oder nachverhandeln. Gerade bei solchen Kennzahlen ist die Fehlersuche jedoch bedeutend schwieriger. Denn wie genau ist etwa ein Preis von 20 Euro für einen Beköstigungstag einzuschätzen? Und liegt eine Klinik mit Reinigungskosten von 28 Euro im Jahr pro Quadratmeter in einem finanziell gesunden Bereich? Hier fehlen vielen Krankenhäusern die Vergleichsmöglichkeiten, was die Identifizierung von Schwachstellen erschwert. Für Kliniken kann es dann sinnvoll sein, auf externe Daten und Analysetools spezialisierter Dienstleister oder Beratungsunternehmen zurückzugreifen, um die wichtigsten Leistungs-, Finanz- und Produktivitätskennzahlen im Benchmarking mit vergleichbaren Häusern kritisch abzugleichen. Auch eine InEK-Analyse kann angesagt sein, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, bei welchen Abteilungen und Kostenbereichen aufgrund der Finanzierung eine Über- oder Unterdeckung vorliegt.

5. Visualisierung: Zusammenhänge darstellen

Die Visualisierung von Kennzahlen im Krankenhaus hilft bei ihrer Interpretation

Wenn die Auswertung erfolgt ist, muss sie „nur“ noch verstanden werden, so dass die Verantwortlichen die Leistungsfähigkeit beurteilen, Schwachstellen und Potenziale herauslesen können. Dafür ist die Einführung eines verlässlichen Berichtswesens unverzichtbar – und das möglichst so, dass sich die Verantwortlichen nicht erst durch einen ellenlangen Bericht mit verklausulierten Details quälen müssen, sondern alle relevanten Kennzahlen, Ergebnisse und Entwicklungen kompakt und verständlich serviert bekommen.

Ein solcher Bericht kann beispielsweise in Form einer kompakten Ergebnispräsentation erfolgen, in der Kernergebnisse, Auffälligkeiten und Handlungsempfehlungen anschaulich mithilfe von Grafiken visualisiert werden. Berichte werden immer häufiger auch digital in Form von speziellen Dashboards ausgespielt, in denen die wichtigsten KPIs erfasst und Auswertungen per Knopfdruck ausgespielt werden können.

6. Qualitätssicherung: Umsetzung monitoren

Die systematische Erfassung und Auswertung von Kennzahlen im Krankenhaus ist ein Prozess. Und wie für alle Prozesse, gilt auch hier: Einmal aufgesetzt, ist die Sache damit nicht erledigt. Nicht nur der Prozess der Kennzahlenerfassung und -auswertung sollte immer wieder kritisch hinterfragt werden, sondern auch die Kennzahlen selbst – von der Qualität der erhobenen Daten (z. B. durch Plausibilitätschecks) bis zu den Dokumentationsquoten (z. B. wie oft wurden Zeiten im OP dokumentiert im Verhältnis zur Anzahl der Operationen). Insbesondere die Umsetzung ermittelter Optimierungspotenziale gilt es im Sinne der Qualitätssicherung kontinuierlich zu überwachen.

Kennzahlen sind häufig eine Betrachtung der Vergangenheit, der Gesundheitsmarkt unterliegt aber einem stetigen Wandel. Gerade in dynamischen Zeiten von Krankenhausreform & Co. sollte daher in regelmäßigen Abständen auch eine grundsätzlichere Analyse stattfinden: Sind unsere Ziele noch die gleichen wie zuvor? Passen die definierten Kennzahlen noch dazu? Hat sich unser Profil verändert? Sind neue Daten hinzugekommen? Und wenn ja, wie verändert das unsere Prozesse? Wer in seinen Prozessen ein regelmäßiges kritisches Hinterfragen schon anlegt, bleibt dynamisch, schließt Fehlerquellen zuverlässig aus und vermeidet langfristig Betriebsblindheit.

Fazit: Kennzahlen im Krankenhaus machen Arbeit – und Spaß

Wie wir gesehen haben, sind die eigenen, klar formulierten Ziele Ausgangsbasis für die Ableitung und Entwicklung sinnvoller Kennzahlen, die in einem Berichtswesen aussagekräftig aufbereitet und übersichtlich visualisiert werden können. Es wurde zudem deutlich, dass eine reine Kennzahl als absoluter Wert ohne Kontext wenig aussagt. Wichtig ist es, die Kennzahlen in das richtige Verhältnis zu setzen, also etwa die Betriebsleistung im Vergleich zum Personaleinsatz zu sehen, den verbuchten Erlös auf den einzelnen Fall herunterzubrechen und so weiter.

Jedes Berichtswesen ist zudem immer nur so gut wie die Datenqualität, die dahintersteckt. Umso wichtiger ist es, die Erfassung und Auswertung von Daten als kontinuierlichen Prozess zu verstehen und stets zu hinterfragen: Bekommen wir alle Daten, die wir benötigen? Wie plausibel sind diese? Sind Erlöse und Aufwendungen korrekt verbucht? Bildet der Kostenstellenplan die Organisation des Krankenhauses sinnvoll ab?

»Jedes Berichtswesen ist nur so gut
wie die Datenqualität dahinter.«

Nicht zuletzt sind Kennzahlen im Krankenhaus immer auch mit einer Kommunikationsaufgabe verbunden: Kennen alle beteiligten Personen unsere Ziele und die entsprechenden Kennzahlen? Sind ihnen die Bedeutung und der Sinn dahinter klar? Haben sie Tipps zur Verbesserung der Prozesse? Was hat sich in der Vergangenheit als sinnvoll erwiesen – und was nicht?

Wenn Sie die Hausaufgaben bei Ihren Kennzahlen erfüllt haben, werden Sie sehen, wie diese Ihnen langfristig dabei helfen, das Ruder in der Hand zu behalten. Wenn sich dann noch die richtigen Kurs-Korrekturen an den richtigen Stellen positiv auf die Entwicklung Ihres Hauses auswirken, werden Sie merken: Kennzahlen machen nicht nur Arbeit, sondern auch Spaß!

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Lea-Maria Schlink

Finanzcontrolling

Lea-Maria Schlink arbeitete nach ihrem dualen, betriebswirtschaftlich ausgerichteten Studium mit Fokus auf das Gesundheitsmanagement mehrere Jahre lang als Controllerin bei einer Klinik der Schwerpunktversorgung. Berufsbegleitend absolvierte sie ihren Master im Bereich „Controlling und Unternehmensführung“. Bei consus bearbeitet Lea-Maria Schlink im Team Finanzcontrolling Projekte mit dem Schwerpunkt Krankenhauscontrolling und Nachhaltigkeitsberichterstattung.

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Gabriele Tode

Finanzcontrolling

Nach einem Studium der Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Krankenhausmanagement an der Universität Münster war Gabriele Tode viele Jahre im Controlling eines großen privaten Klinikbetreibers in Deutschland beschäftigt. Sie verfügt über weitreichende Kompetenzen in den Bereichen Krankenhauscontrolling und Projektorganisation. Bei consus begleitet Gabriele Tode im Team Finanzcontrolling diverse Projekte in den Bereichen Krankenhaus- und Personalcontrolling.

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